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Adempimenti privacy: nota aggiornata per gli istituti scolastici

Adempimenti privacy: nota aggiornata per gli istituti scolastici

A seguito della nota del Ministero dell’Istruzione del 17 marzo 2020, sulla protezione dei dati personali trattati nell’ambito della didattica a distanza, il Garante Privacy, in data 30 marzo 2020, ha adottato uno specifico atto di indirizzo che individua le implicazioni più importanti dell’attività formativa a distanza sul diritto alla protezione dei dati personali, anche per meglio precisare il contenuto della nota ministeriale.

Di seguito, in sintesi, quanto evidenziato dal Garante:

Base giuridica del trattamento dei dati personali

Le scuole sono già autorizzate, ai sensi del Regolamento Europeo e del D.lgs. 196/2003, a trattare i dati di insegnanti, alunni (anche minorenni), genitori e studenti, funzionali all’attività didattica e formativa in ambito scolastico, professionale, superiore. Non deve pertanto essere richiesto agli interessati (docenti, alunni, studenti, genitori) uno specifico consenso al trattamento dei propri dati personali funzionali allo svolgimento dell’attività didattica a distanza, in quanto riconducibile – nonostante l’uso di modalità più innovative – alle funzioni istituzionalmente assegnate alle scuole.

Scelta e configurazione degli strumenti di didattica a distanza da utilizzare

Ai fini della valutazione per la scelta dello strumento da adottare le scuole devono considerare, oltre all’adeguatezza rispetto alle competenze e capacità cognitive di alunni e studenti, anche le garanzie offerte dalle varie piattaforme sul piano della protezione dei dati personali.

A maggior chiarimento di quanto indicato dal Ministero dell’Interno, il Garante afferma che non è richiesta la valutazione di impatto per il trattamento effettuato da una singola scuola (non, quindi, su larga scala) nell’ambito dell’utilizzo di un servizio on line di videoconferenza o di una piattaforma che non consente il monitoraggio sistematico degli utenti o, comunque, quando non ricorre a soluzioni tecnologiche particolarmente invasive (quali sarebbero ad es. l’utilizzo dei dati di geolocalizzazione o di dati biometrici).

Il ruolo dei fornitori dei servizi on line e delle piattaforme e limitazione del trattamento

Qualora la piattaforma prescelta comporti il trattamento di dati personali di studenti, alunni o dei rispettivi genitori per conto della scuola, il rapporto con il fornitore (quale responsabile del trattamento) deve essere regolato con contratto o altro atto giuridico (art. 28 del Regolamento). E’ il caso, ad esempio, del registro elettronico, il cui fornitore tratta i dati per conto della scuola. Nel caso, invece, in cui si ritenga necessario ricorrere a piattaforme più complesse che eroghino servizi più complessi anche non rivolti esclusivamente alla didattica, si dovranno attivare i soli servizi strettamente necessari alla formazione, configurandoli in modo da minimizzare i dati personali da trattare (evitando, ad esempio, geolocalizzazione e social login). Occorre garantirsi con il fornitore che non effettui operazioni ulteriori, preordinate al perseguimento di proprie finalità (ad es. la fornitura di ulteriori servizi on line, non necessari all’attività didattica, o, ancor di più, finalità di marketing o di profilazione).

L’Autorità si impegnerà, in ogni caso, a vigilare sull’operato dei fornitori delle principali piattaforme per la didattica a distanza.

Liceità, correttezza e trasparenza del trattamento

Ad integrazione della nota del Ministero, il Garante chiarisce che, al fine di garantire la trasparenza e la correttezza del trattamento, le scuole devono informare gli interessati (alunni, studenti, genitori e docenti), con un linguaggio comprensibile anche ai minori, in ordine alle caratteristiche essenziali del trattamento, limitato all’esecuzione dell’attività didattica a distanza. Nel trattare i dati personali dei docenti funzionali allo svolgimento della didattica a distanza, le scuole devono rispettare presupposti e condizioni per il legittimo impiego di strumenti tecnologici nel contesto lavorativo, nel rispetto della disciplina sui controlli a distanza.

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